Tanto empresas, profesionales y autónomos tienen el derecho de deducirse el IVA que han pagado en servicios o productos relacionados con su actividad profesional. Pero para que estos gastos sean deducibles tienen que cumplir una serie de requisitos tal y como recoge la Ley 37/1992, del 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido.
Los requisitos para que el IVA soportado sea deducible, hay que tener en cuenta que este IVA, el que las empresas o profesionales abonan al adquirir cualquier bien o servicio, no siempre puede ser deducible. Por eso, se debe de cumplir una serie de condiciones y requisitos.
En primer lugar, el gasto siempre debe ser vinculado a la actividad económica desarrollada. Cualquier gasto que no esté relacionado con una actividad empresarial o profesional determinada no puede ser recuperado.
En segundo lugar, el gasto debe estar debidamente justificado para que sea válido. Este debe de cumplir los requisitos de carácter formal y temporal.
Y por último, en tercer lugar, estos gastos deben estar registrados y detallados en la contabilidad, deben tener los parámetros adecuados con carácter obligatorio.
Los gastos no deducibles son aquellos que no cumplen con algunos de los requisitos formales. Estos justificantes carecen de algún dato básico importante o que se han presentado fuera de plazo, facturas no validas o errores en gestión de la contabilidad son los errores más comunes de los gastos no deducibles.
No poder deducir el IVA de estos gastos supone un gran problema tanto para las empresas como para el profesional o autónomo, ya que estos dejan de ahorrarse un porcentaje de sus gastos según el IVA aplicado en cada caso.
La imposibilidad de no poder deducir el IVA de estos gastos supone un perjuicio notable para la empresa, ya que deja de ahorrarse un porcentaje de sus gastos de un 10 o hasta un 21% según sea el IVA aplicado en cada caso.
Sin embargo, existe una solución para poder convertir los gastos deducibles, de acuerdo con la Ley, que por algunas cuestiones formales quedan excluidos. Este proceso se llama “Proceso de Rectificación” y consta de 3 fases.
1. Selección de los justificantes y digitalización de los mismos.
Se debe de seleccionar los justificantes de los gastos, estos se deben haber emitido en los últimos 4 años para declararlos como IVA soportado, y además estos deben estar en bien estado y que sean perfectamente legibles.
Asimismo, estos deben ser digitalizados para que puedan ser tratados en el programa informático. Una vez hecho este procesos se deben agrupar por proveedor y por un tiempo temporal.
2. TRANSFORMACIÓN DE LOS JUSTIFICANTES A LAS FACTURAS RECTIFICATIVAS
Estos justificantes se convierten en facturas y estas deben contener, como mínimo, los datos esenciales del proveedor y del cliente, la fecha y el tipo de IVA. Estas son llamadas rectificativas porque añaden algún tipo de dato básico del que falta en el justificante original.
Para que estas facturas sean legales deben ser validadas con firma y sello por el propio proveedor o por una empresa de facturación a terceros.
3. ELABORACIÓN DEL REGISTRO DE IVA EN EL SISTEMA DE CONTABILIDAD
Todos los justificantes de IVA deducido deben introducirse en los sistemas de contabilidad de las empresas o en los libros contables de los autónomos. La normativa exige guardar, en formato papel, durante cinco años estos justificantes y por eso es necesario elaborar un libro de IVA para archivar y ordenar toda la información recopilada.
La deducción de IVA aporta grandes ventajas para la empresa, ya que esta ahorra dinero y mejora en procesos.
