En un mundo tan cambiante como el actual, es importante optimizar los viajes de negocios. Para ello, es necesario elaborar un buen programa y gestionarlo de manera correcta ya que servirá para llevar a cabo buenas prácticas para una gestión eficiente de los viajes de empresa y para mejorar el rendimiento de los trabajadores.
Tabla de contenidos
1. Consejos para ahorrar en los viajes de negocios
Sin duda, reservar con antelación es una de las mejores opciones para ahorrar en los viajes de negocios, pero existen otras vías por las que una empresa puede obtener la máxima rentabilidad.
A continuación, mostramos un listado con los 5 consejos principales:
1.1 Analizar la situación con antelación
Antes de organizar cualquier viaje de negocios, hay que realizar un análisis previo de la situación en el cual los trabajadores en cuestión deben tener en cuenta distintos factores como el lugar de destino, la duración del viaje o las funciones que se van a desempeñar.
1.2 Reservar el viaje con antelación
Si se adquiere una buena herramienta de reserva se puede reducir los gastos de viaje de negocios de las empresas hasta un 10%, según datos aportados por Carlson Wagonlit Travel.
El empleado debe tener un abanico extenso de servicios para satisfacer sus necesidades. Reservar el avión o el alojamiento con antelación asegura, siempre, un precio inferior a la tarifa habitual. Hay que comparar precios con las distintas webs o agencias que existen para logar un buen coste. Hay que buscar, comprar y reservar con anticipación.
En muchas ocasiones, las tareas pendientes o una planificación tardía no nos permiten organizar los viajes de negocios con margen de tiempo y esto provoca un desembolso considerable para la organización.
1.3 Cumplir la política de viajes de negocios y optimizar la gestión
CWT también indica que una política de viajes bien gestionada puede generar un ahorro del 20% sobre el total de los gastos de viajes.
Esta política debe estar bien estructura para su cumplimiento, y si así es, se optimiza al máximo la gestión y el ahorro es mayor. Los empleados deben seguir las pautas establecidas y conocer las formas de actuar en los vuelos, alojamientos, viajes en coche o comidas. Cada trabajador debe saber cómo actuar en cualquier circunstancia y que es lo que espera la empresa que se haga en los viajes de negocios.
1.4 Tener en cuenta los gastos adicionales que puedan surgir en el viaje
En todos los viajes de negocios existe una serie de gastos llamados “adicionales”. Estos son perfectamente previsibles, como por ejemplo los gastos de transporte desde el alojamiento hasta el lugar de trabajo o la necesidad de pagar un parking.
Es importante elaborar una lista con todas las necesidades o conceptos que pueden surgir durante el viaje de negocios y poder tener una previsión.
1.5 Disponer de una herramienta óptima para la gestión de gastos
Hay gastos que son inevitables en los viajes de empresa y la gestión de los tiques de todos estos gastos es aparatosa y hace perder tiempo y dinero.
Por eso, existen herramientas como Tickelia que facilitan esta labora gracias a la digitalización y automatización del proceso. Con la App de Tickelia, fotografías los tiques de gastos desde tu dispositivo móvil, estés donde estés, y los separas según la tipología. Después, todos los gastos registrados y digitalizados se envían automáticamente y se archivan de una forma segura en tu cuenta de Tickelia.
Una vez se envían todos los datos de la factura simplificada al departamento financiero, Tickelia genera estadísticas y gráficos para que se puedan analizar de manera detallada los gastos de viajes de negocios de cada empleado. Todo ello de forma fácil y eficaz tanto para los empleados como para la empresa.
2. Gestiona los gastos de viajes con Tickelia
Tickelia es una solución cloud que gestiona todo el ciclo de gastos de viajes de empresa de una forma sencilla, rápida y segura. Además, ofrece una solución end-to-end enlazada con tu ERP que digitaliza totalmente tu flujo de gastos:
- Pago: Simplifica la gestión con medios de pago inteligentes. La tarjeta Visa Tickelia permite mejorar el control del gasto gracias a la configuración de restricciones, simplificar el reporte del gasto y eliminar la preocupación de seguimiento y conciliación frente a las tarjetas corporativas. Además, nada más realizar el gasto, recibirás una notificación push y en caso de uso y no justificación de los gastos, gracias a la función Smart AutoBlock, la tarjeta quedará bloqueada.
- Reporte: Con Tickelia puedes reportar cualquier tipo de gasto de una manera sencilla, ya se trate de un tique, una factura u otro tipo de gasto. Tickelia se adapta a las necesidades del mercado ofreciendo múltiples formas de reportar tus gastos en función del formato. Además, ahora puedes olvidarte de guardar el original en papel, ya que Tickelia está homologada por la Agencia Tributaria de múltiples países para que los gastos reportados tengan la misma validez legal que el original en papel.
- Aprobación: Puedes establecer flujos de aprobación multinivel en función de variables como la estructura organizativa o conceptos analíticos y desde tu Smartphone o cualquier navegador. Además, Tickelia cuenta con alertas automáticas en caso de incumplimiento de política de gastos.
- Liquidación: Tickelia permite una gestión integral por parte del Departamento de Finanzas o Administración una vez que las notas de gasto han sido aprobadas. Esto conlleva una liquidación y contabilización automática, librando así al departamento de gestiones manuales tediosas.
- Recuperación del IVA: Tickelia es la única solución de gestión de gastos que se encarga íntegramente del proceso de recuperación de IVA nacional e internacional.
Además, Tickelia es una solución que permite integrarse al 100% con cualquier solución relacionada con la gestión de gastos y viajes de empresa de forma bidireccional para maximizar la automatización de procesos, ya sea mediante intercambio de ficheros o nuestra API Rest.
