Si gestionamos correctamente las notas de gastos de nuestra compañía puede suponer una mejora de la eficiencia en la gestión de los gastos de la empresa y un ahorro de tiempo y dinero para esta y para el trabajador. Pero si esta gestión no se realiza correctamente, puede desencadenar un agujero de pérdidas económicas, y sin que nos demos cuenta, la empresa puede estar perdiendo grandes cantidades de dinero.
El primer punto para gestionar de manera adecuada las notas de gastos es que se debe cumplir a rajatabla las políticas de gasto de la empresa. Se deberán revisar las notas de gastos y verificar que cumplan con las políticas establecidas. Si seguimos este procedimiento, la empresa evita errores, fraudes e incluso abusos.
El segundo punto a seguir, y que no siempre se tiene en cuenta, es la preparación del viaje. El Travel Manager de la empresa deberá gestionar, de manera adecuada, todos los viajes de los empleados en movilidad. Debe saber qué gastos e importes están autorizados para cada trabajador por esto, es importante que se establezcan unas normas durante la preparación del viaje.
En tercer y último lugar, si la documentación no se gestiona adecuadamente puede ser una fuga de pérdidas. En primer lugar, está el coste del papel, envío de los tiques en papel original, los archivos, etc. Todos estos documentos se pueden ahorrar si el proceso si digitaliza. Otro gran problema y que ocurre frecuentemente en las empresas es la pérdida o extravío de los justificantes, si estos se pierden, la organización no puede justificarlos, y por lo tanto, también tendrá problemas para la recuperación del IVA de dichos gastos, ya que para tramitar la recuperación del IVA, la organización debe disponer de la factura completa que justifique los gastos, y si no es así, será dinero perdido por parte de la empresa, ya que no lo podrá recuperar.
