Cómo realizar una nota de gastos

¿Cómo realizar una nota de gastos?

Abr 28, 2021 | Gestión de gastos

Las notas de gastos son unos documentos en papel o digitales con una serie de campos que los trabajadores tienen que rellenar cuando quieren solicitar el reembolso a su empresa de los gastos realizados derivados de su actividad laboral.

Estas notas de gastos suelen gestionarse desde el departamento de contabilidad, el mismo que, en muchas ocasiones, define el formato, proceso e información necesaria a incluir para poder justificar los gastos reportados.

¿Cómo se puede hacer una nota de gastos?

Hasta ahora, lo más común en las empresas era que los empleados que quisieran reportar algún gasto, perdiesen más de 20 minutos en completar un documento Excel manualmente. Esta práctica, aparte de consumir gran parte de la jornada del empleado, también puede desencadenar una serie de errores fruto de la introducción manual de los datos, como, por ejemplo, teclear incorrectamente el importe o anotarlo por duplicado, fomentando así el fraude interno de la compañía.

Además, aunque completar una nota de gastos en un Excel se considere como digital, la realidad es que los trabajadores tendrán que seguir guardando los tiques y facturas en papel y hacerlos llegar al departamento de contabilidad para que los supervisen.

Automatiza el proceso de gestión de los gastos de empresa

Existen herramientas que automatizan la gestión de las notas de gastos como, por ejemplo, Tickelia, una solución global que reinventa y simplifica la gestión de gastos de empresa con solo unas fotografías y unos clics, desde una única plataforma enlazada con el sistema de gestión empresarial o ERP.

Utilizar Tickelia es muy sencillo: solo tienes que pagar con la tarjeta Visa Tickelia, realizar una fotografía del tique y listo, ya que la solución se encarga de gestionar íntegramente el flujo de la empresa como la aprobación, el control de las políticas de gasto, la gestión de anticipos y viajes, hasta el pago y la contabilización.

Esta solución cloud integra el proceso de gestión de gastos prescindiendo del papel, de las tareas manuales, de las pérdidas de tiempo y de los posibles fraudes. Además, Tickelia está homologada por la Agencia Tributaria de múltiples países para que los gastos reportados tengan la misma validez legal que el original en papel.

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