En todos los viajes de negocios deben incluirse dos partidas esenciales: los gastos de dietas y los de kilometraje. Estos gastos pueden englobarse en un concepto más amplio, que serían gastos de viaje y, por lo tanto, deben reportarse una vez efectuados.
Se entienden por gastos de kilometraje los costes de consumo y mantenimiento del transporte privado (combustible, desgaste del vehículo y parte proporcional del seguro e impuestos del vehículo) que asume una empresa cuando los empleados utilizan su vehículo particular para fines laborales. En cuanto a los gastos de dietas, el concepto se divide en dos: por una parte, están los gastos de manutención y, por la otra, los de la estancia.
Para que tanto los gastos de kilometraje como los de dietas estén exentos de pagar el IRPF, hay que cumplir una serie de requisitos:
- El desplazamiento debe realizarse fuera del lugar habitual de trabajo y residencia.
- El trayecto y estancia debe producirse por cuestiones laborales.
- El período del viaje de trabajo debe ser inferior a nueve meses.
¿Cómo gestionar de manera eficiente estos gastos de viajes de empresa?
La empresa puede optar por diversos modelos que le permitirá al empleado reportar los gastos efectuados durante su viaje. El método más común es el de la justificación del gasto, en el que el empleado tiene que justificar todos los gastos mediante tiques y facturas y, una vez aceptado, la compañía procede al reembolso del dinero.
Sin embargo, existen herramientas que permiten automatizar todo este proceso.
Una de estas soluciones es Tickelia, una herramienta que reinventa la gestión de gastos con métodos de pago inteligentes. Con las tarjetas Visa Tickelia, el empleado viajero podrá pagar directamente el gasto sin poner dinero de su bolsillo por adelantado y la empresa tendrá visibilidad y control gracias a la configuración de límites y restricciones por tipos de gasto.
Además, Tickelia está homologada por la Agencia Tributaria de múltiples países para que los gastos reportados tengan la misma validez legal que el original y no sea necesario conservar el tique en papel.
