Digitalización de las facturas recibidas

Digitalización de las facturas recibidas

En muchas ocasiones recibimos consultas de clientes que ante el alud de documentación física que tienen se preguntan si podrían guardar las facturas de manera digital y así evitar el papel físico. Esto efectivamente es posible, pero hay que recordar que no es tan fácil como escanear los documentos y guardarlos, sino que se debe seguir un procedimiento establecido.

Para ver cuál es el procedimiento de digitalización válido según la Agencia Tributaria tenemos que fijarnos en lo que dice el artículo 7 de la orden EHA/962/2007. A continuación resumimos los aspectos más importantes a tener en cuenta según la normativa mencionada:

1. El proceso de digitalización tiene que garantizar la obtención de una imagen fiel e íntegra de cada documento digitalizado. Esta imagen digital debe ser firmada electrónicamente por el obligado tributario o por un tercer prestamista del servicio de digitalización.

2. El resultado de la digitalización certificada se debe organizar alrededor de una base de datos documental. Es indispensable que por cada documento digitalizado se conserve un registro de datos con todos los campos exigibles para llevar los libros registros obligatorios.

3. El software de digitalización debe ser certificado por la administración y tiene que permitir firmar la base de datos al cierre del periodo de liquidación y un acceso completo a la misma. Se entiende como acceso completo aquel que permita una consulta en línea de los datos. Es decir, una visualización de los documentos con todo el detalle de su contenido, la búsqueda selectiva por cualquiera de los datos que tienen que reflejarse en los libros registros de facturas recibidas, la copia o descarga de los documentos y la impresión en papel.

  Guía básica para la digitalización de procesos financieros de tu empresa

Por lo tanto, una vez producida la digitalización de los documentos mencionados siguiendo las indicaciones del artículo 7 de la orden EHA/962/2007, se podrá proceder a su destrucción. Aún así, antes de su destrucción recomendamos que se revise que aquella factura original no sea necesaria para la obtención de algún otro derecho y la digitalización realizada no sea válida para este derecho concreto.

Para una información más detallada ver la redacción completa del artículo 7 de la orden EHA/962/2007 o la Consulta Vinculante V1230/2007.

Noticia de Rius Consultors

Guía – ¿Por qué digitalizar el proceso de gestión de los gastos de empresa?
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Raquel Ibañez
Directora de Marketing en Inology. Graduada en periodismo por la Universitat de Vic.
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