Digitalización Certificada vs. Digitalización Certificada en el ámbito foral

Digitalización Certificada vs. Digitalización Certificada en el ámbito foral

Mar 22, 2017 | Digitalización

Para que una compañía puede deshacerse de forma permanente y definitiva de sus facturas simplificadas (tiques) en papel, facturas u otros documentos debe utilizar un software de digitalización certificada homologado, previamente, por la Agencia Tributaria (AEAT), en base a una normativa legal que reconoce todos los requisitos técnicos, operacionales y de funcionamiento.

En España la digitalización certificada ha cobrado fuerza en los últimos años a través de la digitalización de facturas en base a la normativa tributaria aplicando la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación; y por la Resolución de 24 de octubre de 2007, de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización contemplado en la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007, según el Estudio sobre Digitalización certificada en el ámbito foral elaborado por EADTrust, empresa auditora de digitalización certificada.

Especificaciones de la Orden EHA/962/2007

El artículo 7 de la normativa específica que una compañía puede sustituir el papel por un formato digital con validez legal ante cualquier requerimiento de la AEAT u otros organismo si el software que utiliza está homologado con una serie de requisitos y funcionalidades de obligado cumplimiento.

¿Qué es la digitalización certificada?

La Digitalización Certificada de facturas es el proceso que permite al receptor, poseedor de estas en papel, poder digitalizarlas preservando su valor legal y además con la posibilidad de poder deshacerse de la versión original. Para que el documento este homologado por la AEAT es necesario que en la captura del tique se incorpore la firma electrónica del software utilizado.

¿Qué requerimientos técnicos se necesitan?

Los requerimientos técnicos que se necesitan son básicamente la continuidad del proceso para imposibilitar posibles manipulaciones, y por otro lado, asegurar unos estándares de calidad de la imagen: resolución, formatos, etc.

Para que el software sea homologado debe garantizar un proceso continuo e ininterrumpido y debe englobar 3 fases distintas del tratamiento de la factura simplifica (tique):

1. Captura de la factura simplificada (tique).
2. Digitalización.
3. Archivo en el sistema.

Por otro lado, para asegurar una óptima calidad de la imagen capturada de cada documento y para que se puede revisar correctamente e inspeccionado en caso de que sea necesario, la normativa exige una resolución mínima y unos formatos específicos.

Cabe señalar que también son necesarias una serie de formalidades y la entrega de unos documentos específicos para poder cumplir con la normativa y poder concluir con éxito el proceso de homologación de un software de digitalización certificada.

Por otro lado, es obligatorio que un auditor independiente certifique que el software cumple con todos los requisitos legales.

La Ley 59/2003, 19 de diciembre, de Firma electrónica

Esta ley regula las características y condiciones legales de este tipo de firma cuya inclusión es obligatoria. Por ello, debe aparecer asociada en cada una de las facturas o documentos sustitutivos y también al final del periodo fiscal.

Según la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, la normativa de digitalización certificada se encuentra en el derecho de todo ciudadano de España a relacionarse electrónicamente con las administraciones públicas.

Este nuevo marco legal representa una gran extensión del ámbito de aplicación de la digitalización certificada. Anteriormente, solamente se usaba para facturas ordinarias, tiques y otros documentos, y ahora queda incluida toda la documentación del ámbito público.

Digitalización Certificada en el ámbito foral

Por otro lado, existe la digitalización certificada en el ámbito foral, esta digitalización no es tan conocida pero ya son muchas las soluciones informáticas de digitalización certificada que ya se encuentran homologadas por la AEAT y por las Diputaciones Forales garantizando el cumplimiento de los requisitos indicados por la normativa.

¿Qué es la digitalización certificada en el ámbito foral?

Según la normativa de la Orden Foral, dependiendo de cada diputación, la digitalización certificada en el ámbito foral desarrolla determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas contenidas en el Decreto Foral.

En las diputaciones forales se ha publicado la normativa equivalente:

  • Navarra: Orden Foral 228/2007, de 12 de junio del Consejero de Economía y Hacienda, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Decreto Foral 205/2004, de 17 de mayo, por el que se aprueba el Reglamento sobre las obligaciones de facturación, sobre la homologación de software de digitalización.
  • Gipuzkoa: Orden Foral 865/2007, de 2 de agosto, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Decreto Foral 61/2004, de 15 de junio, por el que se regulan las obligaciones de facturación.
  • Araba: Orden Foral 121/2009 Diputado de Hacienda, Finanzas y Presupuestos de 4 de marzo, de desarrollo de determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Decreto Foral 27/2005, de 5 de abril, por el que se regulan las obligaciones de facturación.
  • Bizkaia: Orden Foral 1868/2009, de 2 de julio, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Decreto Foral 57/2004, de 6 de abril, por el que se regulan las obligaciones de facturación.

Esta normativa también está vigente a pesar de haberse renovado la normativa tributaria como consecuencia de la transposición de la Directiva 2010/45/UE del Consejo de 13 de julio de 2010 por la que se modifica la Directiva 2006/112/CE relativa al sistema común del impuesto sobre el valor añadido, en lo que respecta a las normas de facturación.

Pero, ¿hace falta estar homologado por las Diputaciones Forales si ya se ha obtenido previamente la homologación por la Agencia Tributaria?

Según el Estudio sobre Digitalización certificada en el ámbito foral elaborado por EADTrust, no es necesario que las diputaciones forales publiquen la “homologación” de un software ya homologado por la AEAT a nivel nacional para que su uso sea válido en un territorio foral, es frecuente que algunas entidades desarrolladoras de software de digitalización certificada soliciten esta homologación como técnica publicitaria o de marketing, y como vía de diferenciación de otras entidades.”

Fuente:

Artículos relacionados