Las empresas deben equipar a sus empleados con las herramientas adecuadas de trabajo para la era digital

Las empresas deben equipar a sus empleados con las herramientas adecuadas de trabajo para la era digital

Abr 29, 2016 | Actualidad

Entrevista a Oscar Llonch, Responsable de Proyectos en Tickelia, en The Business Traveller

Oscar Llonch, Responsable de Proyectos en Tickelia, nos habla sobre el funcionamiento de la plataforma, dirigida a la gestión de notas de gastos de empresa, y reflexiona acerca de la necesaria transformación digital de las compañías.

Explíquenos en qué consiste Tickelia y qué beneficios aporta al usuario

Tickelia es una solución para automatizar la gestión de las notas de gastos de empresa. Esta herramienta permite realizar la gestión de anticipos, solicitudes de viajes como un billete de avión o una plaza de hotel y la recuperación del IVA.

Gracias a la homologación por la Agencia Tributaria, Tickelia permite deshacerse de los tiques originales en papel, ya que la imagen realizada con la aplicación móvil tiene la misma validez legal y con los mismos efectos tributarios que los originales.

La aplicación móvil funciona de una manera muy sencilla. El empleado realiza simplemente una fotografía del tique con el Smartphone y Tickelia lee, automáticamente, toda la información del gasto como el importe, la fecha y todos los datos fiscales del establecimiento. A continuación, se genera la nota de gasto que se gestiona administrativamente mediante el BackOffice cloud donde permite parametrizar flujos de aprobación, liquidaciones automáticas, conciliación bancaria con las tarjetas de crédito de empresa y además, la información se enlaza a su software de gestión o ERP.

Además, la aplicación también permite que el trabajador haga peticiones de medios de viajes a través de la aplicación móvil, realizar consultas de las liquidaciones realizadas, imputar gastos con múltiples empresas, contabilidad analítica por proyecto o viaje, etc.

Utilizando Tickelia decimos adiós a las notas de gastos realizadas manualmente. Las empresas invierten muchísimo tiempo en el proceso de reportar gastos, generar la nota de gastos, agrupar tiques y facturas, así como en todo el proceso de revisar y validar los tiques, el abono de estos, etc. Tickelia soluciona toda esta problemática, realizando el proceso de una forma más efectiva, ágil, fácil y todo en un mismo entorno.

Tickelia recupera hasta el 100% del IVA de los gastos de empresa, ¿cómo lo hace?

Las empresas no podemos deducirnos el IVA de los gastos si no disponemos de la factura emitida por el establecimiento con los datos fiscales del cliente. Para ello, Tickelia dispone de un Departamento interno que se encarga de gestionar la reclamación de facturas de los tiques o facturas simplificadas imputadas por nuestros clientes.

Con un porcentaje elevado de obtención de facturas, los clientes de Tickelia consiguen reducir desde un 10% hasta un 21% sus gastos, ya que se desgravan el IVA de las facturas que Tickelia ha conseguido.

Tickelia guarda y archiva las facturas y los tiques, es importante estar siempre dentro de la legalidad, ¿Tickelia es seguro?

Tickelia es totalmente seguro y cumple con la legalidad exigida. Según la normativa de la Agencia Tributaria, para que una compañía pueda eliminar de forma segura y permanente el papel de sus tiques o facturas simplificadas debe utilizar un software de Digitalización Certificada como Tickelia, que está certificada por la AEAT.

Además, el software certificado debe cumplir básicamente con dos requisitos, en primer lugar, que desde que se realiza la fotografía hasta que se certifica, la imagen no puede ser alterada por el usuario. En segundo lugar, cada imagen debe llevar una base de datos asociada con los datos de la factura simplificada y que básicamente son: Fecha de expedición de la factura simplificada, Nombre y apellidos, razón social o denominación completa del obligado a expedir la factura simplificada, nº de identificación fiscal, tipo impositivo y la contraprestación total de la operación.

Si el producto homologado por Hacienda cumple estos requisitos podemos afirmar que podemos tirar el tique con total seguridad.

En el mercado existen otras plataformas similares para la gestión de gastos y viajes de empresa. ¿Qué valor añadido aporta Tickelia?

Tickelia es la única plataforma del panorama español que gestiona las notas de gastos y recupera el IVA de los gastos efectuados en un solo circuito, sin intermediarios, sin terceros. Como hemos comentado anteriormente, Tickelia dispone de un Departamento interno propio que se encarga de gestionar la reclamación de facturas de los tiques o facturas simplificadas imputadas por nuestros clientes.

Además, Tickelia también permite gestionar los viajes desde la propia aplicación móvil. Los empleados pueden gestionar sus necesidades ante un viaje de empresa, solicitar directamente, desde la App, un billete de avión, una plaza hotelera, coche de alquiler, etc.

El fraude interno en desplazamientos corporativos es un problema que afecta y preocupa a muchas empresas. ¿Tickelia pone freno a este tipo de abusos?

El fraude interno afecta a todas las compañías e incluso puede llegar a tener consecuencias muy negativas. Se trata de un gasto oculto que existe en la mayoría de empresas y puede llegar a suponer un aumento de los costes de la compañía, por lo que llegar a controlarlo puede representar una buena ventaja competitiva para mejorar las cifras de negocio de la organización.

Por ello, para evitar este tipo de fraudes, Tickelia permite integrar las políticas de consumo de la compañía, alertando y bloqueando aquellas acciones o incidencias generadas que estén definidas, por ejemplo, cuando se supera el importe definido diariamente para una dieta o cuando se fotografía un tique falso o se duplica.

No obstante, las compañías son conocedores de que el trabajador siempre es el que intenta pasar gastos no justificados, en este caso Tickelia ayuda a supervisar cada uno de los gastos que imputan los empleados para evitar fraudes y proporcionar tranquilidad a los supervisores.

Tickelia es una herramienta que ayuda a la transformación digital de las compañías. Desde su experiencia, ¿están las empresas españolas concienciadas ante esta necesidad?

La transformación digital equivale a un cambio social. Sin duda, la democratización de la tecnología es un hecho innegable y es esencial para que el cambio sea efectivo en todos los sectores empresariales, y si las empresas no se suben al tren se quedaran atrás.

Las empresas tienen la necesidad de transformarse digitalmente para que sus negocios despeguen en un mundo cada vez más tecnológico y competitivo. De hecho, la transformación digital es una realidad y está sucediendo en la actualidad.

Las empresas deben equipar a sus empleados con las herramientas y recursos adecuados de trabajo para la era digital. Sin embargo, las estadísticas dicen todo lo contrario, y es que según la Asociación Española de Economía Digital, únicamente 3 de cada 100 trabajadores españoles están formándose en cuestiones de digitalización.

Por ello, las organizaciones que retrasen el aprendizaje de sus trabajadores con las herramientas tecnológicas experimentaran un impacto negativo y directo en su productividad y eficiencia laboral. En cambio, las compañías que estén preparadas les afectarán positivamente en el mercado laboral con una mayor automatización y cantidades masivas de datos empresariales gestionados adecuadamente.

Y es que actualmente, la automatización es la nueva medicina para el negocio digital.

El Grupo Inology, al que pertenece Tickelia, lleva 30 años ofreciendo soluciones tecnológicas para la gestión empresarial. ¿Cómo ha evolucionado el mercado en este medio siglo de vida?

El mercado de las soluciones tecnológicas de gestión empresarial está en constante evolución, tanto por las crecientes necesidades de las empresas como por la creciente innovación de la industria que se renueva cada muy poco tiempo y con un ritmo muy acelerado.

Es fundamental estar al día de las nuevas soluciones tecnológicas que van apareciendo constantemente, pero a la vez debemos ser realistas y saber cuáles son sus ventajas y campos de aplicación.

En Inology nos dedicamos a ofrecer y aplicar soluciones tecnológicas en el ámbito de las TIC (Tecnologías de la información) en el contexto empresarial que proporcionen valor añadido a las empresas. Además, nuestra compañía se ha caracterizado, paralelamente, por la innovación y la realización de proyectos adicionales enfocados hacia la aportación social: diseño de aparatos especiales para la población con discapacidad auditiva y fónica, terminales de información al usuario en los Ferrocarrils de la Generalitat, simulaciones de inteligencia artificial y sistemas integrales de seguridad para la identificación de vehículos, entre otros.

Entrevista a Oscar Llonch, Responsable de Proyectos en Tickelia, en The Business Traveller

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