Llega la Fashion week en muchas ciudades y con ella los desplazamientos de los profesionales de la moda.

¡Tic, tac! Esta fashion week, olvídate de perder tiempo reportando tus gastos de empresa

París, Milán, Nueva York, Londres, Madrid… En cuestión de días darán comienzo las Fashion Weeks más importantes a nivel internacional, lo que ha conllevado meses de preparación no solamente para los equipos de los diseñadores, sino también para todos aquellos profesionales que tengan que movilizarse para asistir al evento.

Y aunque es una de las aventuras más glamurosas (y fashionistas) a ojos de los expertos del mundo de la moda que tengan el placer de asistir, también comporta hacerse cargo de otras muchas responsabilidades laborales y de luchar constantemente contra una variable que no siempre juega a favor: el tiempo.

1. La gestión de gastos: una de las pesadillas profesionales de la semana de la moda

Las jornadas de desfiles suelen ser muy gratificantes para todos aquellos que las disfrutan, pero, a su vez, son realmente agotadoras. Entre desfile y desfile tienes tiempo, como mucho, de tomarte un café, coger algo de comer para llevar y poco más, por lo que supone un gran estrés dedicar parte de tu día de una Fashion Week a gestionar otros temas profesionales, como puede ser contestar emails, llamadas de trabajo o realizar notas de gastos.

Como comentamos, asistir a una Fashion Week es un trabajo que va más allá de las ocho horas diarias reglamentarias y que conlleva un cambio radical en tu rutina. Lo más común es que para asistir al evento, ya seas diseñador, estilista, técnico, modelo, patrocinador o periodista, tengas que desplazarte y, en la mayoría de los casos, lo más frecuente es hospedarte en un hotel durante toda la semana de desfiles. Pero eso no es todo, sino que, más allá de los gastos de desplazamiento y alojamiento, también hay que contar con las dietas y otros pagos extras que puedan surgir en el día a día del evento.

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Por ese motivo, será una carga de más para el profesional tener que gestionar de manera manual el reporte de todos estos gastos y, sobre todo, ir guardando cada uno de los tiques y facturas para que después, cuando tenga cinco minutos, poder completar la nota de gastos en una hoja de cálculo. 

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2. La automatización o cómo dejar de perder tiempo en el reporte de gastos

En eventos tan ajetreados donde lo que te faltan al día son precisamente horas, es un gran paso hacia atrás hacer que los profesionales tengan que perder tiempo en la gestión manual de sus gastos de empresa. Además, incluso hay compañías que todavía optan por el reembolso de estos gastos una vez han sido efectuados, lo que significa que los empleados, durante cada uno de los días del evento, tendrán que poner de su propio bolsillo dinero para poder pagarlos.

Todo este proceso manual acaba siendo un engorro tanto para el empleado como para la propia empresa, por lo que muchas de ellas están optando por simplificarlo y agilizarlo con soluciones tecnológicas de gestión de gastos que les permitan digitalizar este proceso, desde que se efectúa el pago hasta que se realiza la contabilización con el ERP de la compañía.

Una de estas herramientas innovadoras es Tickelia, una solución 360º para la gestión íntegra de gastos de empresa, ya se trate de un vuelo, un hotel o una comida. Cada uno de los gastos de empresa que tengas que efectuar, puedes gestionarlo gracias a esta herramienta.  Además, su funcionamiento es de lo más sencillo: solamente tienes que pagar el gasto, hacer una fotografía al tique desde la App de la solución ¡y listo! Tickelia se encarga de automatizar todo el proceso posterior de liquidación y contabilización que, además, resultará también un alivio para los compañeros contables.

  Entrevista a Susana Jiménez, Account Manager en Tickelia, en el programa Capital Intereconomía de Radio Intereconomía

Si lo prefieres, desde Tickelia también pueden gestionarse los anticipos, pero por si estás más interesado en automatizar cada uno de los pasos del proceso de gestión de gastos de una vez por todas, la solución cuenta con las tarjetas Visa Tickelia, unas tarjetas de empresa configurables en función de la política de tu compañía y que permiten establecer límites y restricciones. Por ejemplo, puedes establecer que solamente se puedan efectuar gastos en días laborales o en unas horas concretas, entre otras muchas opciones.

Asimismo, algo muy útil (y práctico) para eventos como las Fashion Weeks es que en Tickelia pueden crearse proyectos con el nombre del evento e ir imputando ahí todos los gastos derivados del mismo, cosa que permitirá aumentar aún más el control y la visibilidad de los gastos, y será una forma de simplificar el proceso del reporte de los pagos.

Tickelia - ¡Tic, tac! Esta fashion week, olvídate de perder tiempo reportando tus gastos de empresa

3. Di adiós al estrés de guardar tiques

Una de las tareas que saca más de quicio en relación con la gestión de gastos es ir guardando uno a uno los tiques y facturas generados durante tu actividad profesional. Y si eso ya resulta ser una tortura para gastos puntuales, imagínate para eventos que suelen durar de 4 a 6 días. Por ese motivo, Tickelia cuenta con tecnología OCR+ICR que captura hasta 18 campos del gasto -independientemente del idioma y del país- y, gracias a la homologación por parte de la Agencia Tributaria de múltiples países, permite que, una vez realizada la fotografía desde la App, puedas tirar el tique. Sí, has leído bien. Gracias a soluciones como Tickelia, puedes olvidarte del estrés que supone guardar los tiques en tu monedero y/o cartera, así como pasarte las horas que dura tu trayecto en AVE o vuelo picando manualmente importe por importe en un documento Excel.

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Con este tipo de herramientas, el objetivo principal es que los trabajadores puedan dedicar su jornada laboral a lo que realmente es importante y dejen de lado todas aquellas tareas manuales, repetitivas y tediosas que comportan no solo un atraso en su día a día, sino un estrés innecesario que perjudica el salario emocional de la plantilla.

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Gemma Mondéjar
Redactora de contenidos en el departamento de Marketing de Inology. Graduada en Comunicación e Industrias Culturales por la Universitat de Barcelona.
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